Rapat Efektif

Sudah lima bulan Yuyun diangkat sebagai manajer di bagian penjualan. Senang sih. Tapi ada satu hal yang mengganjal di hatinya. Setiap kali rapat sebagian besar anggota timnya tampaknya malas ikut rapat. Mereka saling menunggu untuk masuk ke ruang rapat. Yang satu sudah masuk, yang lain belum. Yang sudah masuk lalu keluar lagi dengan dalih ingin memanggil temannya yang masih di ruang penjualan. Eh waktu dia pergi, temannya yang ditunggu sudah datang. Sekarang mereka gantian menunggu orang yang tadi keluar.

Karena lama, maka dua orang di antaranya minta izin ke kamar kecil. Ketika yang keluar tadi sudah kembali, mereka tidak bisa langsung mulai karena menunggu kedua orang yang tadi ke kamar kecil. Benar-benar bikin sakit kepala. Apalagi kalau ada yang keluar lagi karena ingin memanggil dua orang yang ke kamar kecil tadi. Akhirnya mereka datang bertiga tujuh menit kemudian. Astaga!

Yuyun kemudian mencoba mencari tahu mengapa rapat kurang efisien. Mengapa mereka tampaknya menganggap rapat sebagai beban? Padahal Yuyun tidak galak, tidak pernah marah-marah kepada mereka dalam rapat. Maka, akhirnya Yuyun bertindak seperti detektif. Secara tidak resmi Yuyun berbicara dengan mereka. Dari pembicaraan tersebut Yuyun menyimpulkan hasil temuannya.

Rupanya, mereka kebanyakan memang kurang giat bekerja, sehingga mereka kemudian cenderung ingin menghindari rapat. Karena biasanya dalam rapat, setiap orang akan ditanya mengenai perkembangan penjualan mereka masing-masing.

Mereka yang tadinya rajin bekerja, kini ikut malas. Tidak terlalu malas sih. Mereka masih tetap bekerja, hanya saja tidak segiat dulu. Mereka sering main game di komputer, atau membaca tabloid dan majalah. Tadinya Yuyun tidak habis pikir, mengapa mereka berubah.

Tapi kemudian dia melihat sesuatu yang tidak beres. Beberapa karyawan yang lebih senior, yang lebih lama bekerja, merasa sulit menjual produknya. Tanpa sadar, mereka mempengaruhi karyawan yang lebih baru. Apalagi setiap hari mereka berada di ruangan yang sama dan mendengar keluhan beberapa karyawan lama ini.

Mereka selalu mengatakan bahwa mereka saja yang sudah bekerja bertahun-tahun hanya bisa menjual sedikit, jadi produk ini memang sulit dijual.

Yuyun melihat bahwa hal ini tak bisa dibiarkan. Tapi Yuyun juga bingung memikirkan jalan keluarnya. Akhirnya dia punya ide. Yuyun kemudian menetapkan Senin sebagai hari rapat besar mingguan.

Dia membatasi rapat hanya satu setengah jam lamanya sehingga tidak berkesan terlalu lama. Sebelum rapat, Yuyun sudah menyebarkan surat yang memuat hal-hal apa saja yang akan dibahas dalam rapat itu. Semua peserta diberitahu apa saja yang harus dipersiapkan.

Agenda berbeda

Dia membuat agenda rapat yang berbeda setiap minggu agar tidak terlalu kaku. Kadang-kadang Yuyun meminta salah satu dari mereka memimpin rapat. Ternyata semua orang merasakan gairah kerja meningkat. Mereka tidak lagi berusaha menghindari rapat. Semua orang datang ke ruang rapat tepat waktu. Rapat menjadi lebih efisien dan efektif.

Tapi tidak hanya sampai di situ, setiap hari Yuyun mengadakan rapat nonformal. Setiap hari dia berkeliling ke meja para anggota kelompoknya. Kadang-kadang dia berbicara dengan hanya satu karyawan, kadang-kadang dengan dua atau tiga orang karyawan. Sebenarnya sama seperti dulu, dia akan menanyakan perkembangan calon kilen, strategi dan rencana mereka, kesulitan mereka, usaha mereka, dan sebagainya, tapi kini Yuyun melakukannya secara informal.

Yuyun malah merasa cara ini lebih efektif. Kalau perlu melihat daftar klien atau jadwal aktivitas harian mereka, dia bisa langsung melihatnya di meja mereka masing-masing. Perlu data yang lain juga lebih cepat.

Tidak perlu berjalan keluar ruangan dan mengambil data terlebih dahulu. Bahkan kadang-kadang kalau ada yang tidak tahu harus bicara apa dengan klien, maka Yuyun langsung membantu menelepon klien tersebut saat itu juga dan membantu berbicara dengan klien tersebut. Tentu saja karyawan merasa sangat terbantu.

Ternyata usaha Yuyun menunjukkan hasil yang berarti. Mereka tidak lagi merasa dinilai atau dihakimi dalam rapat, tapi kini mereka merasa bahwa Yuyun bermaksud membantu mereka agar bisa menjual.

Tanpa terasa, semua orang menjadi lebih rajin. Mereka kini lebih produktif. Tidak sulit kok. Yang penting bukan tempat rapatnya, tapi isi pembahasannya. Yang penting bukan menekan karyawan, tapi mendukung mereka. Make changes! Be successful!

[ Lisa Nuryanti ]